Hundratals verksamheter, inom både privat och offentlig sektor, har arbetat med verktyget Kraftkartan. Att eliminera röd tid, ineffektiv tid som ingen vill ha, har varit en framgångsfaktor för arbetsgrupperna.
Under flera år har olika verksamheter fått chans att arbeta med Kraftkartan – ett systematiskt verktyg för att förbättra arbetsmiljön.
Utifrån en anonym enkät där alla medarbetare får sätta fingret på utmaningar de upplever i organisationen görs en lägesbedömning.
Med efterföljande workshop lär sig medarbetarna att sortera sin tid i tre grupper: Grön värdeskapande tid, gul förutsättningsskapande tid och röd tid som är ineffektiv och bortkastad tid.
Och arbetet har gett resultat.
VBU skapade nya rutiner och minskade stressen
För två år sen började Västbergsslagen utbildningsförbund, VBU, att arbeta med Kraftkartan.
– Det har gett jättefina resultat. Vi har idag bättre kommunikation, nya rutiner och har fortbildat oss, säger Susanne Axelsson, chef för elevhälsan på VBU och en av dem som var med och drev arbetet.
Olika för alla organisationer vad som är röd tid
Susanne Axelsson tror att en framgångsfaktor för att nå bästa resultat är att göra ett grundligt arbete från start.
– Man måste landa rätt i första delen när man gör aktivitetsplaner och det gäller att inte sätta för svävande mål som inte går att utvärdera. Det är också viktigt att hålla i och hålla ut. Det är när man fortsätter arbeta med de här frågorna som man når resultat, säger hon.
Dålig kommunikation gav röd tid
I flera arbetslag handlade den röda tiden om att det var svårt att kommunicera med varandra i vardagen.
– Under arbetet med Kraftkartan systematiserade vi när vi skulle träffas och i vilka forum vi skulle höras. Kommunikation är nu en stående punkt på dagordningen. Har vi de arenor som behövs?
Rutiner minskade stress vid terminsstart
Allra tydligast tycker Susanne Axelsson att resultatet var för medarbetarna i biblioteket. När de gjort enkäten visade det sig att terminsstart var ett kritiskt skede med mycket stress. Många beställningar om att låna läromedel kom in samtidigt och arbetsbelastningen ökade kraftigt.
– När problemet väl var uppe på bordet var det lätt att skapa rutiner och en arbetsordning för de här veckorna. Vi upprättade ett bokningssystem och förberedde böcker för de befintliga klasserna under sommaren då var det mesta klart vid terminsstart. Resultatet blev mycket mindre stress i arbetsvardagen och mycket mindre röd tid.
Susanne Axelsson tror att en framgångsfaktor för att nå bästa resultat är att göra ett grundligt arbete från start.
– Man måste landa rätt i första delen när man gör aktivitetsplaner och det gäller att inte sätta för svävande mål som inte går att utvärdera. Det är också viktigt att hålla i och hålla ut. Det är när man fortsätter arbeta med de här frågorna som man når resultat, säger hon.
Dålig kommunikation gav röd tid
I flera arbetslag handlade den röda tiden om att det var svårt att kommunicera med varandra i vardagen.
– Under arbetet med Kraftkartan systematiserade vi när vi skulle träffas och i vilka forum vi skulle höras. Kommunikation är nu en stående punkt på dagordningen. Har vi de arenor som behövs?
Rutiner minskade stress vid terminsstart
Allra tydligast tycker Susanne Axelsson att resultatet var för medarbetarna i biblioteket. När de gjort enkäten visade det sig att terminsstart var ett kritiskt skede med mycket stress. Många beställningar om att låna läromedel kom in samtidigt och arbetsbelastningen ökade kraftigt.
– När problemet väl var uppe på bordet var det lätt att skapa rutiner och en arbetsordning för de här veckorna. Vi upprättade ett bokningssystem och förberedde böcker för de befintliga klasserna under sommaren då var det mesta klart vid terminsstart. Resultatet blev mycket mindre stress i arbetsvardagen och mycket mindre röd tid.
Fortbildade sig
En annan grupp som använt Kraftkartan var skolkuratorerna, ett välfungerande team med uppstyrda rutiner och bra kommunikation. De använde istället tiden för att finslipa och utveckla sitt arbete.
– De gick igenom sina journalanteckningar för att se vilka frågor som oftast var aktuella och upptäckte att sömnstörningar var återkommande. För att kunna bemöta problemen var det några i gruppen som fortbildade sig, säger Susanne Axelsson.
Viktigt med medskick uppåt
Där medarbetarna inte själva kan lösa frågor eller problem går det att göra medskick uppåt i organisationen, det här är något Susanne Axelsson tycker är viktigt.
– Det finns massor av goda idéer och tankar hos de flesta medarbetare som är jättebra att få del av, men ibland kan ledningen upplevas som att den är långt ifrån. Medskicken öppnar upp en kanal för medarbetarna till ledningen.
Vad tycker du om Kraftkartan?
– Det är ett bra verktyg som placerar ansvaret hos varje medarbetare, men man gör det i styrd form. När medarbetarna lär sig att benämna tiden i grön, gul och röd har de lättare att sortera i sin arbetsvardag, säger hon.
Skulle du rekommendera Kraftkartan för andra organisationer?
– Jag tror att det passar de flesta verksamheter eftersom det är enkelt och pedagogiskt. Du har en trygghet i att det är manualbaserat. Får man till det får man en enorm kraft i gruppen, människor som kan hitta lösningar tillsammans blir starkare.
En annan grupp som använt Kraftkartan var skolkuratorerna, ett välfungerande team med uppstyrda rutiner och bra kommunikation. De använde istället tiden för att finslipa och utveckla sitt arbete.
– De gick igenom sina journalanteckningar för att se vilka frågor som oftast var aktuella och upptäckte att sömnstörningar var återkommande. För att kunna bemöta problemen var det några i gruppen som fortbildade sig, säger Susanne Axelsson.
Viktigt med medskick uppåt
Där medarbetarna inte själva kan lösa frågor eller problem går det att göra medskick uppåt i organisationen, det här är något Susanne Axelsson tycker är viktigt.
– Det finns massor av goda idéer och tankar hos de flesta medarbetare som är jättebra att få del av, men ibland kan ledningen upplevas som att den är långt ifrån. Medskicken öppnar upp en kanal för medarbetarna till ledningen.
Vad tycker du om Kraftkartan?
– Det är ett bra verktyg som placerar ansvaret hos varje medarbetare, men man gör det i styrd form. När medarbetarna lär sig att benämna tiden i grön, gul och röd har de lättare att sortera i sin arbetsvardag, säger hon.
Skulle du rekommendera Kraftkartan för andra organisationer?
– Jag tror att det passar de flesta verksamheter eftersom det är enkelt och pedagogiskt. Du har en trygghet i att det är manualbaserat. Får man till det får man en enorm kraft i gruppen, människor som kan hitta lösningar tillsammans blir starkare.
“Det är ett bra verktyg som placerar ansvaret hos varje medarbetare, men man gör det i styrd form.”
Så ska Enköpings kommun minska sjukfrånvaron
Christhine Karlsson, arbetsmiljösamordnare och HR-konsult på Enköpings kommun började arbeta med Kraftkartan för ett par år sedan och projektet pågår fortfarande.
– Egentligen handlar det om ganska enkla saker, komma underfund med vilka rutiner man ska ha för olika saker. Många gånger rör det sig om att komma tillrätta med stress och arbetsbelastning. Vem gör vad? Har vi rätt schema?
Sänka sjukfrånvaron
Att på sikt minska sjukfrånvaron var själva syftet när Enköpings kommun påbörjade arbetet med Kraftkartan.
– Vi tror att det kan vara så att om man arbetar på fel sätt, kommunikationen inte fungerar och man dubbelarbetar så leder det till en hög korttidssjukfrånvaro. Genom att jobba med de här frågorna i Kraftkartan tror vi att sjukskrivningarna kan minska, säger Christhine Karlsson.
Bättre samarbete
Först ut i att testa Kraftkartan i kommunen var utbildningsförvaltningen, HR-avdelningen, sen har bland annat parkförvaltningen, äldreomsorgen och IT-avdelningen följt.
– Det vi har kunnat se är att det händer något med gruppen när man sätter sig ner och diskuterar. Eventuella problem lyfts upp och det går att ta tag i dem. Vi har sett att samarbetet har ökat och förbättrats i många av de grupper som arbetat med verktyget.
Tydlig agenda spar tid
Ett annat resultat har varit att mötesstrukturen har blivit bättre. Nu finns tydliga agendor som mötesdeltagarna håller sig till.
– Vi har satt upp regler kring vad vi ska prata om och så gör vi protokoll för dem som inte var där. Har man inte haft den typen av rutiner tidigare gör det enorm skillnad och spar mycket tid. Men även om man har rutiner går det alltid att skruva lite.
Att på sikt minska sjukfrånvaron var själva syftet när Enköpings kommun påbörjade arbetet med Kraftkartan.
– Vi tror att det kan vara så att om man arbetar på fel sätt, kommunikationen inte fungerar och man dubbelarbetar så leder det till en hög korttidssjukfrånvaro. Genom att jobba med de här frågorna i Kraftkartan tror vi att sjukskrivningarna kan minska, säger Christhine Karlsson.
Bättre samarbete
Först ut i att testa Kraftkartan i kommunen var utbildningsförvaltningen, HR-avdelningen, sen har bland annat parkförvaltningen, äldreomsorgen och IT-avdelningen följt.
– Det vi har kunnat se är att det händer något med gruppen när man sätter sig ner och diskuterar. Eventuella problem lyfts upp och det går att ta tag i dem. Vi har sett att samarbetet har ökat och förbättrats i många av de grupper som arbetat med verktyget.
Tydlig agenda spar tid
Ett annat resultat har varit att mötesstrukturen har blivit bättre. Nu finns tydliga agendor som mötesdeltagarna håller sig till.
– Vi har satt upp regler kring vad vi ska prata om och så gör vi protokoll för dem som inte var där. Har man inte haft den typen av rutiner tidigare gör det enorm skillnad och spar mycket tid. Men även om man har rutiner går det alltid att skruva lite.
Viktigt att cheferna är med
Christhine Karlsson tycker att det är bra att enkäten som genomförs som grund till arbetet inte handlar om ledarskapet specifikt.
– Här går det inte att lägga över allt ansvar på chefen, utan det handlar om att tydliggöra våra roller, förbättra arbetsmiljö och kommunikation, sådant man faktiskt själv kan påverka.
Men även cheferna har fått genomgå Kraftkartan för att förstå och kunna stötta de grupper som arbetar med verktyget.
– Det är viktigt att chefen finns med i bakgrunden och vill detta, så att arbetsgruppen förstår varför man genomför processen.
Vad tycker du om Kraftkartan?
– Det är ett bra verktyg med ett annorlunda angreppsätt. Det är väldigt pedagogiskt och enkelt att förstå. Jag tycker att det har varit väldigt positivt att även de fackliga organisationerna har tyckt att det här initiativet är bra.
Skulle du rekommendera Kraftkartan för andra organisationer?
– Absolut. Kraftkartan passar i alla organisationer där man är medveten om varför man gör förbättringsarbetet och där det finns motivation.
Christhine Karlsson tycker att det är bra att enkäten som genomförs som grund till arbetet inte handlar om ledarskapet specifikt.
– Här går det inte att lägga över allt ansvar på chefen, utan det handlar om att tydliggöra våra roller, förbättra arbetsmiljö och kommunikation, sådant man faktiskt själv kan påverka.
Men även cheferna har fått genomgå Kraftkartan för att förstå och kunna stötta de grupper som arbetar med verktyget.
– Det är viktigt att chefen finns med i bakgrunden och vill detta, så att arbetsgruppen förstår varför man genomför processen.
Vad tycker du om Kraftkartan?
– Det är ett bra verktyg med ett annorlunda angreppsätt. Det är väldigt pedagogiskt och enkelt att förstå. Jag tycker att det har varit väldigt positivt att även de fackliga organisationerna har tyckt att det här initiativet är bra.
Skulle du rekommendera Kraftkartan för andra organisationer?
– Absolut. Kraftkartan passar i alla organisationer där man är medveten om varför man gör förbättringsarbetet och där det finns motivation.
“Kraftkartan passar i alla organisationer där man är medveten om varför man gör förbättringsarbetet och där det finns motivation.”